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Un collaborateur quitte votre entreprise ? La restitution de son ordinateur et de son téléphone ne suffit pas toujours. Derrière le matériel, il reste une série d'accès numériques qui, s'ils sont oubliés, peuvent devenir une faille de sécurité — ou, à l'inverse, provoquer une perte de données s'ils sont coupés trop vite.
Rendre le PC et le téléphone ne suffit pas
Le départ d'un salarié, c'est aussi la fermeture de tous les comptes et accès qui lui étaient attribués. Un compte laissé actif après le départ reste une porte ouverte sur vos données, vos mails et vos outils métiers — parfois des mois durant, sans que personne ne s'en rende compte.
Les accès à vérifier à chaque départ
Au-delà du matériel, pensez à passer en revue systématiquement :
Désactiver le compte, mettre en place un message d'absence ou une redirection vers le bon interlocuteur.
Comptabilité, gestion, CRM, outils spécifiques : retirer les licences et les droits de l'utilisateur.
Microsoft 365, Google, Dropbox… vérifier les partages et récupérer les fichiers avant fermeture.
VPN, bureau à distance, téléassistance : révoquer les connexions pour éviter tout accès extérieur.
Portails de commande, extranets, services en ligne ouverts au nom du collaborateur ou de l'entreprise.
Changer les identifiants communs connus de la personne qui part : réseaux sociaux, comptes mutualisés…
Documents stockés sur le poste et non sur le serveur : à récupérer avant de reconditionner la machine.
Transférer les dossiers et informations nécessaires à la continuité de l'activité vers le bon service.
Un départ bien préparé, en 4 réflexes
Pour éviter aussi bien le trou de sécurité que la perte de données, le départ se prépare dans l'ordre :
Avant toute suppression, mettre à l'abri les mails, fichiers et dossiers du collaborateur.
Réaffecter les dossiers, les accès et les tâches en cours à la bonne personne.
Couper comptes et connexions une fois les données récupérées, ni trop tôt, ni trop tard.
Contrôler l'ordinateur, le téléphone et les éventuels supports avant de les reconditionner.
Besoin d'une procédure claire pour l'arrivée et le départ de vos équipes ?
Process Informatique vous aide à cadrer la gestion des accès : checklist d'entrée et de sortie, sauvegarde et transfert des données, révocation des comptes et contrôle du matériel. De quoi protéger votre entreprise à chaque mouvement de personnel.